Etika Menghubungi HRD Lewat WhatsApp dan Email Saat Melamar Kerja

Menghubungi HRD adalah salah satu langkah penting dalam proses melamar kerja. Saat ini, banyak perusahaan memberikan nomor WhatsApp dan alamat email sebagai sarana komunikasi. Namun, kamu tetap perlu memahami etika yang tepat agar pesanmu terlihat profesional. Dengan mengikuti panduan ini, peluangmu untuk diperhatikan oleh HRD akan meningkat.

Sering kali, pelamar tidak sadar bahwa cara mereka berkomunikasi memengaruhi penilaian HRD. Karena itu, kamu perlu menjaga pilihan kata, waktu menghubungi, hingga struktur pesannya. Selain itu, komunikasi yang sopan dan teratur juga menunjukkan bahwa kamu kandidat yang layak dipertimbangkan.

Mengapa Etika Menghubungi HRD Sangat Penting?

Etika komunikasi membantu HRD menilai karakter pelamar. Selain kompetensi, HRD juga melihat bagaimana pelamar berkomunikasi. Jika kamu menyampaikan pesan dengan rapi dan sopan, HRD akan menganggapmu serius dan profesional. Sebaliknya, pesan yang tidak teratur bisa membuat peluangmu berkurang.

Selain itu, HRD sering menerima banyak pesan dalam sehari. Karena itu, etika yang baik membantu pesanmu lebih mudah dibaca dan dipahami.

Cara Menghubungi HRD Melalui WhatsApp

Menghubungi HRD lewat WhatsApp harus dilakukan dengan hati-hati. Meskipun terlihat santai, WhatsApp tetap merupakan media profesional ketika digunakan untuk melamar kerja. Oleh karena itu, kamu perlu memperhatikan beberapa aturan berikut.

1. Perkenalkan Diri dengan Jelas

Awali pesan dengan menyebutkan nama lengkap dan tujuanmu. Dengan begitu, HRD dapat langsung memahami konteksnya.

Halo, selamat pagi. Perkenalkan saya Rani Oktaviani. Saya ingin menanyakan informasi mengenai lamaran saya untuk posisi Admin Marketing yang saya kirimkan kemarin.

Pesan singkat namun jelas seperti di atas membantu HRD mengenali siapa kamu dan apa yang kamu butuhkan.

2. Gunakan Bahasa yang Formal

Walaupun WhatsApp adalah aplikasi yang digunakan sehari-hari, tetap gunakan bahasa formal. Hindari singkatan seperti “sy”, “gmn”, atau “kpn”. Selain itu, gunakan tanda baca yang benar agar pesannya terlihat rapi.

3. Kirim Pesan pada Waktu Kerja

Etika waktu sangat penting. Karena itu, kontak HRD hanya pada jam kerja, yaitu pukul 08.00–17.00. Mengirim pesan di malam hari atau akhir pekan bisa dianggap kurang sopan. Selain itu, pesanmu kemungkinan besar tidak akan dibalas jika dikirim di luar waktu kerja.

4. Sampaikan Pesan dengan Struktur yang Rapi

Hindari pesan yang terlalu panjang atau membingungkan. Buat pesanmu singkat, jelas, dan mudah dipahami. Selain itu, pastikan tujuanmu langsung terlihat sejak awal paragraf.

5. Jangan Mengirim Pesan Berulang Kali

Banyak pelamar yang mengirim pesan berkali-kali karena tidak sabar menunggu jawaban. Padahal, tindakan ini bisa membuat HRD tidak nyaman. Karena itu, tunggu minimal 2–3 hari kerja sebelum menanyakan status lamaran.

Cara Menghubungi HRD Melalui Email

Mengirim email ke HRD memerlukan struktur lebih formal dibanding WhatsApp. Karena itu, kamu harus memperhatikan subjek, isi pesan, dan lampiran agar terlihat profesional.

1. Gunakan Subjek Email yang Jelas

HRD menilai email dari subjeknya terlebih dahulu. Jadi, buat subjek yang langsung menggambarkan tujuan pesan. Misalnya:

Lamaran Posisi Content Writer – Putri Rahmawati Tindak Lanjut Lamaran Admin Gudang – Budi Santoso

Subjek yang jelas membuat emailmu lebih mudah ditemukan ketika HRD mencari data pelamar.

2. Awali dengan Salam Profesional

Gunakan salam seperti “Selamat pagi” atau “Selamat siang”. Selain itu, tambahkan sapaan seperti “Kepada Yth. HRD [Nama Perusahaan]” agar pesan terlihat lebih sopan.

3. Perkenalkan Diri dan Sampaikan Tujuan

Jelaskan siapa kamu dan apa tujuanmu mengirim email. Pastikan paragraf pertama langsung menjawab pertanyaan “apa yang ingin kamu sampaikan”.

Perkenalkan, saya Dimas Pratama. Saya ingin menanyakan perkembangan lamaran saya untuk posisi Supervisor Operasional yang saya kirimkan pada tanggal 10 Januari 2025.

4. Gunakan Bahasa yang Formal dan Konsisten

Gunakan kalimat yang terstruktur, formal, dan mudah dibaca. Selain itu, hindari emotikon, bahasa gaul, dan kata-kata yang tidak perlu.

5. Periksa Lampiran Sebelum Mengirim

Banyak pelamar lupa menambahkan file seperti CV atau portofolio. Karena itu, pastikan kamu memeriksa lampiran sebelum menekan tombol kirim.

6. Gunakan Penutup yang Sopan

Akhiri email dengan kalimat penutup yang positif dan profesional, misalnya:

Terima kasih atas perhatian dan waktunya. Saya berharap dapat diberikan kesempatan untuk mengikuti proses seleksi lebih lanjut.

Hal-Hal yang Harus Dihindari Saat Menghubungi HRD

• Mengirim pesan panjang tanpa struktur.
• Menggunakan bahasa gaul atau emotikon.
• Mendesak HRD untuk segera membalas.
• Terlalu sering follow-up dalam waktu singkat.
• Menghubungi HRD di luar jam kerja.

Dengan menghindari beberapa hal di atas, kamu bisa menunjukkan sikap profesional dan lebih mudah diterima di perusahaan.

Kesimpulan

Menghubungi HRD memang terlihat sederhana, tetapi kamu tetap harus mengikuti etika yang berlaku. Dengan menggunakan bahasa formal, memilih waktu yang tepat, dan menyusun pesan secara rapi, kamu bisa memberikan kesan positif sejak awal. Selain itu, komunikasi yang profesional dapat meningkatkan peluangmu untuk diproses lebih cepat.

Jika kamu menerapkan semua panduan di atas, pesanmu tidak hanya terlihat sopan, tetapi juga menunjukkan bahwa kamu kandidat yang layak dipertimbangkan. Karena itu, pastikan kamu selalu menjaga etika setiap kali berkomunikasi dengan HRD, baik melalui WhatsApp maupun email.